Welke rol speelt de digitale handtekening in uw handelsrelaties?
Sneller, efficiënter en innovatiever: de wereld digitaliseert in een sneltempo, ook binnen het bedrijfsleven. Denk aan online vergaderingen, een digitale boekhouding of een papieren archief dat plaatsmaakt voor een toegankelijke cloudopslag. Deze digitale evolutie geldt ook voor het contractenrecht, waar overeenkomsten steeds vaker virtueel worden ondertekend. Is zo'n digitale handtekening wel rechtsgeldig? Heeft deze dezelfde juridische waarde als een fysieke, handgeschreven handtekening? En wordt de elektronische handtekening ook internationaal erkend? Stefanie Claeys, advocaat gespecialiseerd in contractenrecht, zet het juridische kader haarfijn uiteen.
Of het nu gaat om het ontvangen van een pakketje of het ondertekenen van een arbeidscontract, elektronische handtekeningen nemen een steeds prominentere plaats in. Maar niet elke digitale handtekening is hetzelfde, stelt Stefanie. "In het algemeen onderscheiden we drie soorten elektronische handtekeningen, elk met hun eigen kenmerken en rechtsgevolgen. Zo is er de gewone elektronische handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening. Hoewel deze handtekeningen in principe allemaal rechtsgeldig zijn, verschillen de gevolgen die eraan verbonden zijn aanzienlijk." Een overzicht:
1. De gewone elektronische handtekening
De gewone elektronische handtekening is de eenvoudigste vorm van ondertekening. Denk hierbij aan een ingescand, met de hand ondertekend document of het aanvinken van een digitaal vakje op een scherm. "Hoewel deze manier van ondertekenen vlot ingeburgerd is, biedt deze geen verregaande garanties", vertelt Stefanie. "Zo is de gewone elektronische handtekening geen sluitende methode om vast te stellen of de ondertekenaar daadwerkelijk degene is die hij of zij beweert te zijn, noch om de integriteit van het document te garanderen." Hoewel deze handtekening in principe geldig is, kan ze dus niet worden gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening.
Voor alledaagse handelingen, zoals het aannemen van een pakketje of het ondertekenen van een standaardbrief, volstaat de gewone elektronische handtekening. Voor wettelijk bindende documenten is deze daarentegen minder geschikt. Bovendien wordt deze handtekening niet automatisch aanvaard in het buitenland.
2. De geavanceerde elektronische handtekening
Waar de gewone elektronische handtekening eerder weinig zekerheid biedt, bouwt de geavanceerde elektronische handtekening meer garanties in. Deze manier van ondertekenen is onderworpen aan vier wettelijke vereisten:
- De handtekening moet op een unieke manier aan de ondertekenaar verbonden zijn.
- Het moet daarbij mogelijk zijn de identiteit van de ondertekenaar te achterhalen.
- De handtekening moet geplaatst worden via een mechanisme dat ervoor zorgt dat de ondertekenaar de enige is die het document kan ondertekenen.
- Eventuele latere wijzigingen aan het ondertekende document moeten traceerbaar zijn.
Voorbeelden van de geavanceerde elektronische handtekening zijn de biometrische handtekening of een ondertekening via sms. "Deze handtekening biedt meer zekerheid over zowel de ondertekenaar als de integriteit van het document, maar kan niet gelijkgesteld worden met een fysieke handtekening", legt Stefanie uit. Net zoals de gewone elektronische handtekening, wordt ook deze manier van digitale ondertekening niet automatisch aanvaard in het buitenland.
3. De gekwalificeerde elektronische handtekening
De gekwalificeerde elektronische handtekening gaat nog een stap verder en combineert alle vereisten van de geavanceerde elektronische handtekening met een gekwalificeerd certificaat, zoals de ondertekening via Itsme, e-ID of door de overheid verstrekte tokens.
Dit is de meest waterdichte versie van een digitale handtekening, bevestigt Stefanie. "Dankzij dit certificaat wordt de gekwalificeerde elektronische handtekening gelijkgesteld aan de handgeschreven versie. Daarnaast biedt zij de meeste rechtszekerheid op het vlak van de authenticiteit van de handtekening en de integriteit van het document. Ten slotte wordt deze handtekening binnen de hele Europese Unie erkend, op voorwaarde dat deze gebaseerd is op een in een lidstaat afgegeven handtekeningcertificaat."
Onderstaande tabel vat de rechtsgeldigheid en gevolgen van de drie types digitale handtekeningen overzichtelijk samen:
| Gewone elektronische handtekening | Geavanceerde elektronische handtekening | Gekwalificeerde elektronische handtekening |
Principieel geldige ondertekening | Ja | Ja | Ja |
Controle authenticiteit en integriteit document | Nee | Ja | Ja |
Gelijkstelling met een handgeschreven handtekening | Nee | Nee | Ja |
Automatische erkenning in andere lidstaten van de Europese Unie | Nee | Nee | Ja |
Advocaat contractenrecht met een digitale mindset.
Zo bestaan er dus drie soorten digitale handtekeningen, waarvan de gevolgen niet onderschat mogen worden, zeker in een grensoverschrijdende context. Het ondertekenen van een huurcontract, het aanvaarden van algemene voorwaarden, het afsluiten van een distributieovereenkomst,… Stuk voor stuk essentiële contracten waarbij de juiste digitale handtekening cruciaal is. De advocaten van NOMA beheersen het contractenrecht tot in het kleinste detail en stemmen hun juridisch advies nauwkeurig af op uw unieke noden en (digitale) werkomgeving.
Als het om contractenrecht, vastgoed en fiscaliteit gaat, loopt Stefanie in de spits. Na het behalen van haar master in de rechten aan de UGent, diepte ze haar kennis uit tijdens een master in het notariaat, een postgraduaat fiscaliteit en een opleiding tot erkend bemiddelaar. In 2021 startte ze als advocaat bij Marlex, vandaag NOMA, waar ze ondernemers van A tot Z juridisch bijstaat.
Heeft u vragen over de digitale handtekening in uw onderneming? Wilt u uw overeenkomsten scherpstellen met behulp van een betrokken advocaat?
We ontvangen u graag op onze kantoren in Brugge, Kortrijk of Brussel voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Ook interessant
Alle artikelen
Juridische tips onderweg?
Welkom bij Law by NOMA, een glasheldere blik op de juridische actualiteit. In deze podcast delen de advocaten van NOMA hun expertise. Praktisch, toegankelijk en to the point, op maat van ambitieuze ondernemers en bedrijven.